Política de privacidad
Versión 2026-10-29 · Última actualización: 29 de octubre de 2026
Aquí explicamos qué datos personales guarda Tecport App - Central, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puede pedir una copia, corregirlos o borrarlos. No usamos cookies ni herramientas de publicidad o analítica.
- Quién es responsable
- A quién se aplica
- Qué datos tratamos y para qué
- Por qué podemos tratarlos
- Con quién los compartimos
- Envíos a otros países
- Cuánto tiempo los guardamos
- Sus derechos
- Seguridad
- Cookies y almacenamiento del navegador
- Si usted está en Brasil o en México
- Cambios en esta política
1. Quién es responsable
El responsable de los datos es Tecport Latam LLC («Tecport»), con domicilio en Columbus Center, 1 Alhambra Plaza Floor PH, Coral Gables, FL 33134, Estados Unidos de América. Las empresas del grupo Tecport y los distribuidores autorizados usan la app para atender a sus clientes.
Para cualquier asunto sobre sus datos personales, escriba a sistemas@tecportglobal.com con copia a parts@tecportla.com.
2. A quién se aplica
- A los usuarios de la app: personal de Tecport, de distribuidores y de clientes que tienen una cuenta.
- A las personas sin cuenta cuyos datos registramos al prestar el servicio: quien firma un acta de visita, contactos de clientes, técnicos externos, solicitantes y quien registra una máquina escaneando su código QR.
La app no está abierta al público: las cuentas las crea un administrador, o Tecport al confirmar el registro de una máquina hecho desde su código QR. No está dirigida a menores de edad.
3. Qué datos tratamos y para qué
| Datos | Para qué |
|---|
| Cuenta: nombre, usuario, correo, empresa, rol e idioma; teléfono y cargo si se registran. La contraseña se guarda cifrada de forma que nadie puede leerla. | Darle acceso, mostrarle lo que corresponde a su empresa y su rol y enviarle avisos y credenciales. |
| Uso y seguridad: fecha y hora de cada ingreso, dirección IP, navegador y dispositivo, historial de visitas y tiempo de uso activo. | Proteger el servicio (detectar accesos indebidos, frenar intentos fallidos) y administrarlo. Los administradores de cada empresa ven el historial de visitas de su gente; Tecport ve el de todas las empresas. |
| Trabajo técnico: órdenes de servicio, visitas, horas de llegada, inicio y fin, jornada, fotos, notas, notas de voz (el audio y su transcripción), repuestos usados, reclamos de garantía con sus mensajes y documentos. | Prestar, documentar y facturar el servicio técnico y gestionar la garantía. |
| Actas y firmas: nombre, cargo y firma manuscrita de quien recibe el servicio y el correo al que se envía el acta. | Dejar constancia del servicio prestado. |
| Contactos comerciales: nombre, cargo, correo y teléfono de contactos de clientes, cotizaciones y oportunidades. | Gestionar la relación comercial. |
| Asistentes de IA (Agente IA y SofIA): preguntas, imágenes adjuntas y respuestas; correcciones y valoraciones de respuestas. | Responder consultas técnicas y mejorar las respuestas. El personal autorizado de Tecport puede revisar las conversaciones con el Agente IA para corregir respuestas (las de SofIA no se revisan en la app). Si su empresa participa en el aprendizaje del asistente, se le avisa en la app. |
| Notificaciones: si usted las activa, un identificador de su navegador o teléfono. | Enviarle avisos de visitas asignadas, mensajes de reclamos y novedades. |
| Registro de una máquina por su código QR: nombre, correo, teléfono, empresa, identificador fiscal y país de quien la registra, cómo la tiene (compra u operación), la lectura del horómetro, la foto de la placa o de la factura si la adjunta, y la dirección IP desde la que se envía. | Confirmar quién tiene ahora la máquina, darle acceso a su ficha y a su manual y dejar constancia del cambio. Lo ven el personal de Tecport y el del distribuidor que atiende esa máquina. |
No le pedimos datos sensibles (salud, datos biométricos, creencias, etc.). Le pedimos no escribirlos en chats, notas o mensajes.
4. Por qué podemos tratarlos
- Relación laboral o comercial: la mayoría de los datos son necesarios para el trabajo o el servicio que usted, o su empresa, tiene con Tecport o con su distribuidor.
- Interés legítimo en la seguridad: el registro de ingresos y de IP.
- Su consentimiento: para los envíos a otros países de la sección 6 (lo da al aceptar esta política en su primer ingreso) y para las notificaciones (las activa usted).
- Obligaciones legales, cuando corresponda: por ejemplo, conservar documentos del servicio o de la garantía.
5. Con quién los compartimos
No vendemos datos ni los usamos para publicidad. Dentro del grupo, la empresa que le presta el servicio ve la información de sus órdenes y de su empresa. Además usamos estos proveedores:
| Proveedor | Para qué y qué recibe | País |
|---|
| Contabo GmbH | Servidor donde funcionan la app, sus datos y sus copias de seguridad. | Alemania |
| Google (API de Gemini) | Responder y transcribir: recibe las preguntas, las imágenes y los audios de notas de voz, y fragmentos de manuales. No le enviamos su nombre ni su correo. | EE. UU. y otros países donde opera Google |
| Pinecone | Índice de búsqueda de manuales y de respuestas validadas. Puede incluir preguntas y el usuario de quien validó una respuesta. | EE. UU. |
| Render y Supabase (servicio de SofIA) | SofIA es un asistente externo: recibe y guarda las preguntas que se le hacen, sin su nombre ni su usuario. | EE. UU. u otra región del proveedor |
| SMTP2GO | Envío de correos (credenciales de acceso, avisos, actas y cotizaciones): recibe la dirección y el contenido de cada correo. | Nueva Zelanda, con servidores en varios países |
| Servicios de notificaciones del navegador (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) | Entregar los avisos al teléfono o al navegador, con el contenido cifrado. | Varios |
| Google Fonts | Descarga de los tipos de letra de la app: recibe su dirección IP. | EE. UU. |
| MyMemory (Translated) | Traducción de textos de la interfaz y de contenido técnico. No recibe datos de usuarios. | Italia |
Importante: hoy usamos el servicio de Google en su modalidad gratuita. En esa modalidad, según las condiciones de Google, lo que se le envía puede usarse para mejorar los productos de Google y puede ser revisado por personas. Por eso le pedimos no incluir datos personales innecesarios (nombres, teléfonos, documentos) en preguntas, fotos o notas de voz. Cuando pasemos a la modalidad de pago lo diremos aquí.
También podemos entregar datos a una autoridad cuando la ley lo exija.
6. Envíos a otros países
Los datos se guardan en Alemania (Unión Europea). Para que funcionen los asistentes de IA, los correos y las notificaciones, algunos datos se envían a los proveedores de la sección 5 en Estados Unidos y en otros países, cuyas leyes de protección pueden ser distintas de las de su país. Al aceptar esta política en su primer ingreso, usted consiente expresamente esos envíos. Puede retirar ese consentimiento escribiendo al correo de la sección 1; en ese caso podrían quedar sin funcionar para usted los asistentes de IA y otras funciones que dependen de esos proveedores.
7. Cuánto tiempo los guardamos
| Datos | Plazo |
|---|
| Cuenta | Mientras exista la cuenta. Al eliminarla se borran también sus visitas, conversaciones, avisos y suscripciones de notificaciones, y su consumo de IA queda sin nombre. |
| Ingresos e historial de visitas (IP, navegador) | 12 meses. |
| Conversaciones con los asistentes de IA | Se borran tras 24 meses sin actividad. Usted puede borrarlas antes. |
| Preguntas que la IA no supo contestar | 12 meses. |
| Registro de consumo de IA | 24 meses con su nombre; después queda solo el costo, sin nombre. |
| Registros de máquinas hechos por su código QR (datos y foto) | Mientras sirvan de constancia del cambio de dueño de la máquina. |
| Órdenes, actas, firmas, garantías, cotizaciones y contactos comerciales | Mientras sirvan de constancia del servicio y para cumplir obligaciones legales o de garantía. |
| Copias de seguridad | Se conservan las cinco más recientes; las anteriores se borran solas. |
8. Sus derechos
Puede pedir en cualquier momento:
- acceso: saber qué datos suyos tenemos y recibir una copia, también en un formato reutilizable (portabilidad);
- corrección de datos inexactos o incompletos;
- supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios;
- oposición a un uso concreto, o retirar su consentimiento.
Escriba a sistemas@tecportglobal.com con copia a parts@tecportla.com, indicando su nombre, su usuario o empresa y lo que pide. Podemos pedirle que confirme su identidad. Respondemos en los plazos que fija la ley. Algunos datos, como el nombre o el correo, también los puede corregir el administrador de su empresa.
Si no queda conforme, puede reclamar ante la autoridad de protección de datos de su país (en Perú, la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales; en Brasil, la ANPD).
9. Seguridad
La conexión va cifrada (HTTPS), las contraseñas se guardan cifradas de un solo sentido, el ingreso se bloquea tras varios intentos fallidos, cada persona ve solo lo que le corresponde por su rol y su empresa, y el acceso al servidor está restringido. Ningún sistema es infalible: si un incidente afecta sus datos, lo comunicaremos a la autoridad y a las personas afectadas como manda la ley. La contraseña inicial la genera un administrador y le llega por correo: le pedimos mantenerla en reserva y no compartir su cuenta.
10. Cookies y almacenamiento del navegador
No usamos cookies. En el almacenamiento de su navegador guardamos lo necesario para que la app funcione:
- su sesión, para no pedirle la contraseña en cada pantalla;
- sus preferencias: tema, idioma, columnas y filtros;
- los borradores del trabajo de campo y los envíos pendientes cuando no hay conexión;
- una copia de la app, para que abra más rápido.
No usamos analítica ni publicidad, y no seguimos su actividad en otros sitios. Al cerrar sesión se borra la sesión; lo demás queda en ese navegador hasta que usted borre los datos del sitio. Los tipos de letra se descargan de Google Fonts (ver sección 5).
11. Si usted está en Brasil o en México
Brasil (LGPD): el canal de atención para sus derechos y para la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) es sistemas@tecportglobal.com con copia a parts@tecportla.com. Las bases legales son la ejecución del contrato, el interés legítimo y su consentimiento específico para la transferencia internacional (sección 6).
México: este documento es nuestro aviso de privacidad. Todas las finalidades de la sección 3 son necesarias para el servicio; no usamos sus datos para publicidad ni prospección comercial. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición por el correo de la sección 1.
12. Cambios en esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha. Si el cambio es importante, se lo mostraremos en la app y le pediremos aceptarlo en su próximo ingreso.
Política de privacidade
Versão 2026-10-29 · Última atualização: 29 de outubro de 2026
Aqui explicamos quais dados pessoais o Tecport App - Central guarda, para quê, com quem os compartilhamos, por quanto tempo os conservamos e como você pode pedir uma cópia, corrigi-los ou apagá-los. Não usamos cookies nem ferramentas de publicidade ou de análise.
- Quem é o controlador
- A quem se aplica
- Quais dados tratamos e para quê
- Bases legais
- Com quem compartilhamos
- Transferências internacionais
- Por quanto tempo guardamos
- Seus direitos
- Segurança
- Cookies e armazenamento do navegador
- Brasil (LGPD) e México
- Alterações desta política
1. Quem é o controlador
O controlador dos dados é a Tecport Latam LLC («Tecport»), com endereço em Columbus Center, 1 Alhambra Plaza Floor PH, Coral Gables, FL 33134, Estados Unidos da América. As empresas do grupo Tecport e os distribuidores autorizados usam o app para atender seus clientes.
Para qualquer assunto sobre seus dados pessoais, escreva para sistemas@tecportglobal.com com cópia para parts@tecportla.com.
2. A quem se aplica
- Aos usuários do app: pessoal da Tecport, de distribuidores e de clientes que têm uma conta.
- Às pessoas sem conta cujos dados registramos ao prestar o serviço: quem assina uma ata de visita, contatos de clientes, técnicos externos e solicitantes.
O app não é aberto ao público: as contas são criadas por um administrador. Não se destina a menores de idade.
3. Quais dados tratamos e para quê
| Dados | Para quê |
|---|
| Conta: nome, usuário, e-mail, empresa, perfil e idioma; telefone e cargo, se cadastrados. A senha é guardada cifrada de forma que ninguém pode lê-la. | Dar acesso, mostrar o que corresponde à sua empresa e ao seu perfil e enviar avisos e credenciais. |
| Uso e segurança: data e hora de cada acesso, endereço IP, navegador e dispositivo, histórico de visitas e tempo de uso ativo. | Proteger o serviço (detectar acessos indevidos, frear tentativas falhas) e administrá-lo. Os administradores de cada empresa veem o histórico de visitas da sua equipe; a Tecport vê o de todas as empresas. |
| Trabalho técnico: ordens de serviço, visitas, horários de chegada, início e fim, jornada, fotos, notas, notas de voz (o áudio e sua transcrição), peças usadas, reclamações de garantia com mensagens e documentos. | Prestar, documentar e faturar o serviço técnico e gerir a garantia. |
| Atas e assinaturas: nome, cargo e assinatura manuscrita de quem recebe o serviço e o e-mail para o qual a ata é enviada. | Deixar registro do serviço prestado. |
| Contatos comerciais: nome, cargo, e-mail e telefone de contatos de clientes, cotações e oportunidades. | Gerir a relação comercial. |
| Assistentes de IA (Agente IA e SofIA): perguntas, imagens anexadas e respostas; correções e avaliações de respostas. | Responder consultas técnicas e melhorar as respostas. O pessoal autorizado da Tecport pode revisar as conversas com o Agente IA para corrigir respostas (as da SofIA não são revisadas no app). Se sua empresa participa do aprendizado do assistente, você é avisado no app. |
| Notificações: se você as ativar, um identificador do seu navegador ou telefone. | Enviar avisos de visitas atribuídas, mensagens de reclamações e novidades. |
| Registro de uma máquina pelo seu código QR: nome, e-mail, telefone, empresa, identificador fiscal e país de quem a registra, como a tem (compra ou operação), a leitura do horímetro, a foto da placa ou da nota fiscal se anexada e o endereço IP de onde é enviado. | Confirmar quem tem agora a máquina, dar acesso à sua ficha e ao seu manual e registrar a mudança. Veem a equipe da Tecport e a do distribuidor que atende essa máquina. |
Não pedimos dados sensíveis (saúde, dados biométricos, crenças etc.). Pedimos que não os escreva em chats, notas ou mensagens.
4. Bases legais
- Execução de contrato (relação de trabalho ou comercial): a maioria dos dados é necessária para o trabalho ou o serviço que você, ou sua empresa, tem com a Tecport ou com seu distribuidor.
- Legítimo interesse na segurança: o registro de acessos e de IP.
- Seu consentimento: para as transferências internacionais da seção 6 (dado ao aceitar esta política no primeiro acesso) e para as notificações (você as ativa).
- Obrigações legais, quando aplicável: por exemplo, conservar documentos do serviço ou da garantia.
5. Com quem compartilhamos
Não vendemos dados nem os usamos para publicidade. Dentro do grupo, a empresa que lhe presta o serviço vê as informações das suas ordens e da sua empresa. Além disso, usamos estes fornecedores:
| Fornecedor | Para quê e o que recebe | País |
|---|
| Contabo GmbH | Servidor onde funcionam o app, seus dados e suas cópias de segurança. | Alemanha |
| Google (API Gemini) | Responder e transcrever: recebe as perguntas, as imagens e os áudios das notas de voz, e trechos de manuais. Não enviamos seu nome nem seu e-mail. | EUA e outros países onde o Google opera |
| Pinecone | Índice de busca de manuais e de respostas validadas. Pode incluir perguntas e o usuário de quem validou uma resposta. | EUA |
| Render e Supabase (serviço da SofIA) | A SofIA é um assistente externo: recebe e guarda as perguntas feitas a ela, sem seu nome nem seu usuário. | EUA ou outra região do fornecedor |
| SMTP2GO | Envio de e-mails (credenciais de acesso, avisos, atas e cotações): recebe o endereço e o conteúdo de cada e-mail. | Nova Zelândia, com servidores em vários países |
| Serviços de notificação do navegador (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) | Entregar os avisos no telefone ou no navegador, com o conteúdo cifrado. | Vários |
| Google Fonts | Download das fontes do app: recebe seu endereço IP. | EUA |
| MyMemory (Translated) | Tradução de textos da interface e de conteúdo técnico. Não recebe dados de usuários. | Itália |
Importante: hoje usamos o serviço do Google na modalidade gratuita. Nessa modalidade, segundo os termos do Google, o que é enviado pode ser usado para melhorar os produtos do Google e pode ser revisado por pessoas. Por isso pedimos que não inclua dados pessoais desnecessários (nomes, telefones, documentos) em perguntas, fotos ou notas de voz. Quando passarmos à modalidade paga, informaremos aqui.
Também podemos entregar dados a uma autoridade quando a lei exigir.
6. Transferências internacionais
Os dados são guardados na Alemanha (União Europeia). Para que funcionem os assistentes de IA, os e-mails e as notificações, alguns dados são enviados aos fornecedores da seção 5 nos Estados Unidos e em outros países, cujas leis de proteção podem ser diferentes das do seu país. Ao aceitar esta política no seu primeiro acesso, você consente de forma específica e destacada com essas transferências. Você pode retirar esse consentimento escrevendo para o e-mail da seção 1; nesse caso, os assistentes de IA e outras funções que dependem desses fornecedores podem deixar de funcionar para você.
7. Por quanto tempo guardamos
| Dados | Prazo |
|---|
| Conta | Enquanto a conta existir. Ao excluí-la, também são apagados suas visitas, conversas, avisos e assinaturas de notificações, e seu consumo de IA fica sem nome. |
| Acessos e histórico de visitas (IP, navegador) | 12 meses. |
| Conversas com os assistentes de IA | São apagadas após 24 meses sem atividade. Você pode apagá-las antes. |
| Perguntas que a IA não soube responder | 12 meses. |
| Registro de consumo de IA | 24 meses com seu nome; depois fica só o custo, sem nome. |
| Ordens, atas, assinaturas, garantias, cotações e contatos comerciais | Enquanto servirem de registro do serviço e para cumprir obrigações legais ou de garantia. |
| Cópias de segurança | São conservadas as cinco mais recentes; as anteriores são apagadas automaticamente. |
| Registros de máquinas feitos pelo seu código QR (dados e foto) | Enquanto servirem de comprovante da mudança de proprietário da máquina. |
8. Seus direitos
Você pode pedir a qualquer momento:
- confirmação e acesso: saber quais dados seus temos e receber uma cópia, inclusive em formato reutilizável (portabilidade);
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- eliminação dos dados quando não forem mais necessários;
- oposição a um uso específico, ou revogar seu consentimento, e informação sobre com quem compartilhamos seus dados.
Escreva para sistemas@tecportglobal.com com cópia para parts@tecportla.com, indicando seu nome, seu usuário ou empresa e o que deseja. Podemos pedir que confirme sua identidade. Respondemos nos prazos da lei. Alguns dados, como nome ou e-mail, também podem ser corrigidos pelo administrador da sua empresa.
Se não ficar satisfeito, pode reclamar perante a autoridade de proteção de dados do seu país (no Brasil, a ANPD; no Peru, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais).
9. Segurança
A conexão é cifrada (HTTPS), as senhas são guardadas com cifra de mão única, o acesso é bloqueado após várias tentativas falhas, cada pessoa vê apenas o que lhe corresponde pelo seu perfil e empresa, e o acesso ao servidor é restrito. Nenhum sistema é infalível: se um incidente afetar seus dados, comunicaremos à autoridade e às pessoas afetadas como manda a lei. A senha inicial é gerada por um administrador e chega por e-mail: pedimos que a mantenha em sigilo e não compartilhe sua conta.
10. Cookies e armazenamento do navegador
Não usamos cookies. No armazenamento do seu navegador guardamos o necessário para o app funcionar:
- sua sessão, para não pedir a senha em cada tela;
- suas preferências: tema, idioma, colunas e filtros;
- os rascunhos do trabalho de campo e os envios pendentes quando não há conexão;
- uma cópia do app, para abrir mais rápido.
Não usamos análise nem publicidade e não acompanhamos sua atividade em outros sites. Ao sair, a sessão é apagada; o resto fica nesse navegador até que você apague os dados do site. As fontes são baixadas do Google Fonts (ver seção 5).
11. Brasil (LGPD) e México
Brasil (LGPD): o canal de atendimento para seus direitos e para a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que faz as vezes de encarregado, é sistemas@tecportglobal.com com cópia para parts@tecportla.com. As bases legais estão na seção 4.
México: este documento é nosso aviso de privacidade. Todas as finalidades da seção 3 são necessárias para o serviço; não usamos seus dados para publicidade nem prospecção comercial. Você pode exercer seus direitos de acesso, retificação, cancelamento e oposição pelo e-mail da seção 1.
12. Alterações desta política
Se alterarmos esta política, publicaremos aqui a nova versão com sua data. Se a mudança for importante, ela será mostrada no app e pediremos que a aceite no próximo acesso.
Privacy policy
Version 2026-10-29 · Last updated: October 29, 2026
This page explains which personal data Tecport App - Central keeps, what for, who we share it with, how long we keep it and how you can ask for a copy, correct it or delete it. We do not use cookies or advertising or analytics tools.
- Who is responsible
- Who this applies to
- What data we process and why
- Legal grounds
- Who we share it with
- Transfers to other countries
- How long we keep it
- Your rights
- Security
- Cookies and browser storage
- If you are in Brazil or Mexico
- Changes to this policy
1. Who is responsible
The data controller is Tecport Latam LLC ("Tecport"), located at Columbus Center, 1 Alhambra Plaza Floor PH, Coral Gables, FL 33134, United States of America. Tecport group companies and authorized dealers use the app to serve their customers.
For any matter regarding your personal data, write to sistemas@tecportglobal.com, copying parts@tecportla.com.
2. Who this applies to
- App users: Tecport, dealer and customer staff who have an account.
- People without an account whose data we record while providing the service: whoever signs a visit report, customer contacts, external technicians and requesters.
The app is not open to the public: accounts are created by an administrator. It is not intended for minors.
3. What data we process and why
| Data | Purpose |
|---|
| Account: name, username, email, company, role and language; phone and job title if recorded. The password is stored encrypted in a way nobody can read. | Give you access, show what applies to your company and role, and send you notices and credentials. |
| Use and security: date and time of each sign-in, IP address, browser and device, visit history and active usage time. | Protect the service (detect improper access, stop failed attempts) and manage it. Each company's administrators see their own staff's visit history; Tecport sees all companies'. |
| Technical work: service orders, visits, arrival, start and end times, working hours, photos, notes, voice notes (the audio and its transcript), parts used, warranty claims with their messages and documents. | Provide, document and bill technical service and manage warranty. |
| Reports and signatures: name, job title and handwritten signature of whoever receives the service, and the email the report is sent to. | Keep a record of the service provided. |
| Business contacts: name, job title, email and phone of customer contacts, quotes and opportunities. | Manage the business relationship. |
| AI assistants (Agente IA and SofIA): questions, attached images and answers; corrections and ratings of answers. | Answer technical questions and improve answers. Authorized Tecport staff may review conversations with the Agente IA to correct answers (SofIA conversations are not reviewed in the app). If your company takes part in the assistant's learning, you are told in the app. |
| Notifications: if you turn them on, an identifier of your browser or phone. | Send you notices about assigned visits, claim messages and news. |
| Registering a machine through its QR code: name, email, phone, company, tax ID and country of the person registering it, how they hold it (purchase or operation), the hour meter reading, the photo of the plate or invoice if attached, and the IP address it is sent from. | To confirm who now has the machine, give them access to its record and its manual, and keep a record of the change. Tecport staff and the staff of the dealer that services the machine can see it. |
We do not ask for sensitive data (health, biometric data, beliefs, etc.). Please do not write it in chats, notes or messages.
4. Legal grounds
- Employment or business relationship: most data is needed for the work or service that you, or your company, have with Tecport or its dealer.
- Legitimate interest in security: the sign-in and IP log.
- Your consent: for the transfers abroad in section 6 (given when you accept this policy on your first sign-in) and for notifications (you turn them on).
- Legal obligations, where applicable: for example, keeping service or warranty documents.
5. Who we share it with
We do not sell data or use it for advertising. Within the group, the company that serves you sees the information about your orders and your company. We also use these providers:
| Provider | Purpose and what it receives | Country |
|---|
| Contabo GmbH | Server where the app, its data and its backups run. | Germany |
| Google (Gemini API) | Answering and transcribing: receives questions, images and voice-note audio, and excerpts of manuals. We do not send your name or email. | USA and other countries where Google operates |
| Pinecone | Search index of manuals and validated answers. May include questions and the username of whoever validated an answer. | USA |
| Render and Supabase (SofIA service) | SofIA is an external assistant: it receives and stores the questions asked to it, without your name or username. | USA or another provider region |
| SMTP2GO | Sending emails (sign-in credentials, notices, reports and quotes): receives the address and content of each email. | New Zealand, with servers in several countries |
| Browser notification services (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) | Delivering notices to your phone or browser, with encrypted content. | Several |
| Google Fonts | Downloading the app's typefaces: receives your IP address. | USA |
| MyMemory (Translated) | Translating interface texts and technical content. It receives no user data. | Italy |
Important: today we use Google's service on its free plan. On that plan, under Google's terms, what is sent may be used to improve Google's products and may be reviewed by people. That is why we ask you not to include unnecessary personal data (names, phone numbers, ID documents) in questions, photos or voice notes. When we move to the paid plan we will say so here.
We may also hand data to an authority when the law requires it.
6. Transfers to other countries
Data is stored in Germany (European Union). For the AI assistants, emails and notifications to work, some data is sent to the providers in section 5 in the United States and other countries, whose data-protection laws may differ from your country's. By accepting this policy on your first sign-in, you expressly consent to those transfers. You can withdraw that consent by writing to the email in section 1; in that case the AI assistants and other features that depend on those providers may stop working for you.
7. How long we keep it
| Data | Period |
|---|
| Account | While the account exists. When it is deleted, its visits, conversations, notices and notification subscriptions are deleted too, and its AI usage is left without a name. |
| Sign-ins and visit history (IP, browser) | 12 months. |
| Conversations with the AI assistants | Deleted after 24 months without activity. You can delete them earlier. |
| Questions the AI could not answer | 12 months. |
| AI usage log | 24 months with your name; after that only the cost remains, without a name. |
| Orders, reports, signatures, warranties, quotes and business contacts | As long as they serve as a record of the service and to meet legal or warranty obligations. |
| Backups | The five most recent are kept; older ones are deleted automatically. |
| Machine registrations made through their QR code (data and photo) | For as long as they serve as a record of the change of owner of the machine. |
8. Your rights
At any time you can ask for:
- access: to know what data of yours we hold and get a copy, also in a reusable format (portability);
- correction of inaccurate or incomplete data;
- deletion of your data when it is no longer needed;
- objection to a specific use, or to withdraw your consent.
Write to sistemas@tecportglobal.com, copying parts@tecportla.com, with your name, your username or company and your request. We may ask you to confirm your identity. We answer within the legal deadlines. Some data, such as your name or email, can also be corrected by your company's administrator.
If you are not satisfied, you can complain to the data-protection authority of your country (in Peru, the Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales; in Brazil, the ANPD).
9. Security
The connection is encrypted (HTTPS), passwords are stored with one-way encryption, sign-in is blocked after several failed attempts, each person sees only what their role and company allow, and access to the server is restricted. No system is infallible: if an incident affects your data, we will notify the authority and the people affected as the law requires. Your initial password is generated by an administrator and sent to you by email: please keep it private and do not share your account.
10. Cookies and browser storage
We do not use cookies. In your browser's storage we keep what the app needs to work:
- your session, so you are not asked for the password on every screen;
- your preferences: theme, language, columns and filters;
- field-work drafts and pending submissions while offline;
- a copy of the app, so it opens faster.
We use no analytics or advertising and do not track your activity on other sites. Signing out deletes the session; the rest stays in that browser until you clear the site's data. Typefaces are downloaded from Google Fonts (see section 5).
11. If you are in Brazil or Mexico
Brazil (LGPD): the channel for your rights and for the National Data Protection Authority (ANPD) is sistemas@tecportglobal.com, copying parts@tecportla.com. The legal grounds are contract performance, legitimate interest and your specific consent to the international transfer (section 6).
Mexico: this document is our privacy notice. All purposes in section 3 are necessary for the service; we do not use your data for advertising or marketing. You can exercise your rights of access, rectification, cancellation and objection through the email in section 1.
12. Changes to this policy
If we change this policy, we will publish the new version here with its date. If the change is significant, we will show it in the app and ask you to accept it on your next sign-in.
